Politique de confidentialité

1. Identité et coordonnées du responsable du traitement

La présente politique de confidentialité s'applique à toutes les données à caractère personnel traitées par Oscart Group NV, dont le siège social est établi Politieke Gevangenenstraat 28, 8530 Harelbeke, portant le numéro d'entreprise BTW BE0426.973.115, qui est le responsable du traitement de ce site web.

Le responsable du traitement attache une grande importance à votre vie privée et traite dès lors vos données à caractère personnel conformément au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « RGPD ») ainsi qu'à toute législation future ou complémentaire prise en exécution de celui-ci, dans la mesure où elle est applicable.

Pour toute autre question ou remarque concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous contacter, soit par e-mail à info@oscart.eu, soit par courrier à l'adresse postale susmentionnée.

2. Que signifie « traiter des données à caractère personnel » ?

Le traitement de données à caractère personnel (ci-après « données ») comprend tout traitement de données susceptibles de vous identifier en tant que personne physique. Vous pouvez lire de quelles données il s'agit dans la présente Politique de confidentialité. La notion de « traitement » est très large et couvre, entre autres, la collecte, la conservation et l'utilisation de vos données, ou leur partage avec des tiers.

3. Quelles données traitons-nous ?

Nous précisons ci-dessous quelles données nous pouvons traiter à votre sujet. Selon la situation concrète, vos préférences et la manière dont vous nous contactez, nous ne traitons pas l'ensemble des données énumérées ci-dessous à votre sujet.

Clients et prospects

De nos clients et prospects, nous traitons éventuellement, selon la situation concrète, les données suivantes :

• Données d'identification et de contact (par ex. nom, prénom, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, adresse) ;
• Données de compte de la plateforme MyOscart (par ex. nom d'utilisateur, préférence linguistique, droits d'utilisateur, mot de passe, paramètres d'authentification à deux facteurs) ;
• Données d'identification et d'utilisation électroniques (par ex. adresse IP, type de navigateur, nombre de tentatives de connexion erronées, actions et journalisation sur la plateforme) ;
• Données de commande, contractuelles, de paiement et de facturation ;
• Historique du service après-vente et des contacts (par ex. messages e-mail, messages envoyés via des formulaires web) ;
• Avis, témoignages et contenu promotionnel tels que photos et vidéos ;
• Images de caméras de surveillance (par ex. pour la surveillance et la protection de nos bâtiments d'entreprise).

Fournisseurs – prestataires de services

De nos fournisseurs et prestataires de services, nous traitons en outre éventuellement les données suivantes :

• Données contractuelles (par ex. nom de l'entreprise, adresse, numéro de TVA, contrat, etc.) ;
• Données de paiement et de facturation (par ex. données de carte de paiement, factures, etc.) ;
• Avis, témoignages, citations, contenu promotionnel tels que photos et vidéos (par ex. évaluations et expériences relatives à notre (collaboration), témoignages, citations, présence à des événements, etc.)

Candidats collaborateurs

Des candidats collaborateurs, nous traitons en outre éventuellement les données suivantes. Cela dépendra bien entendu en grande partie des données que vous souhaitez nous fournir vous-même dans le cadre de votre candidature.

• Particularités personnelles ;
• Données liées au travail ;
• Données de personnalité ;
• Photos

4. À quelles fins traitons-nous vos données ?

Les données à caractère personnel sont traitées exclusivement dans le cadre de l'entreprise et notamment aux fins suivantes :

• Dans le cadre de nos activités principales
• Proposer, gérer et sécuriser la plateforme MyOscart et les comptes utilisateurs
• Fournir nos produits et services et exécuter nos contrats
• Communication avec les clients et prospects et suivi des offres, commandes et facturation
• Satisfaire aux obligations administratives, comptables et fiscales
• Envoyer des informations commerciales, des lettres d'information et des invitations (moyennant votre consentement)
• Améliorer et sécuriser notre prestation de services et former les collaborateurs
• Participer à des salons et organiser des événements
• Procédure de recrutement des collaborateurs

5. Sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aux fins décrites ci-dessous et ne collectons ni ne traitons pas plus, ni d'autres types de données que celles qui sont nécessaires à ces fins.

Nous ne traitons vos données que dans la mesure où elles reposent sur l'une des bases juridiques énumérées dans le RGPD, et telles qu'indiquées ci-après.

Obligation légale

Certaines données sont traitées par nous afin de satisfaire aux obligations légales ou réglementaires qui nous incombent. Par exemple, dans le cadre des obligations fiscales et comptables ou en matière de protection des données.

Nécessaire à l'exécution du contrat

Certaines données sont traitées par nous parce que cela est nécessaire à la conclusion, à l'exécution ou à la résiliation d'un contrat avec vous en tant que personne concernée. Par exemple, pour vous contacter, planifier, répondre à une demande ou solliciter des informations dans le cadre de la conclusion d'une relation contractuelle, mais aussi pour l'exécution effective de la mission contractuelle dans le cadre de notre activité principale, afin de pouvoir vous fournir notre prestation de services ou recevoir la vôtre.

Intérêt légitime

Certaines données sont traitées par nous sur la base de notre intérêt légitime qui, dans des cas spécifiques, l'emporte sur tout préjudice éventuel à vos droits. Par exemple, pour promouvoir nos activités auprès de contacts professionnels ; améliorer la qualité de notre prestation de services ; former les collaborateurs et évaluer et conserver des données et statistiques relatives à nos activités, au sens large ; conserver et utiliser des éléments de preuve dans le cadre de la responsabilité, de procédures ou de litiges et en vue de l'archivage des activités ; et garantir la sécurité, tant en ligne sur ce site web que dans nos bâtiments d'entreprise.

Consentement

Certaines données sont traitées par nous sur la base de votre consentement. Par exemple, pour promouvoir des activités auprès de contacts professionnels potentiels ; l'utilisation de certains cookies analytiques ou marketing ; la publication de photos contenant des données à caractère personnel sur notre site web et nos canaux de médias sociaux. Les données des candidats après la procédure de recrutement ne seront conservées que moyennant consentement.

6. Origine des données

La plupart des données que nous traitons à votre sujet, nous les avons également obtenues directement de vous. Dans le cadre de notre prestation de services, il est possible que nous obtenions des données à votre sujet via des prestataires de services externes ou des sources publiques.

7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf lorsque cela est strictement nécessaire au regard des finalités susmentionnées, ou si nous y sommes légalement tenus.

Lorsque cela est nécessaire, nous faisons appel à des prestataires de services externes (sous-traitants), pour soutenir nos finalités opérationnelles telles que la gestion de nos sites web et systèmes informatiques. Ces prestataires de services externes effectuent, le cas échéant, certains traitements de données en notre nom. Nous ne partagerons vos données avec ces prestataires de services externes que dans la mesure où cela est nécessaire à la finalité concernée. Les données ne peuvent pas être utilisées par eux à d'autres fins. En outre, ces prestataires de services sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données au moyen d'un « accord de traitement des données » conclu avec ces parties.

Concrètement, cela a pour conséquence que nous partageons vos données, dans la mesure où cela est pertinent dans votre situation, avec les tiers suivants aux fins suivantes, ces tiers agissant dans certains cas en tant que sous-traitants en notre nom :

• Les entreprises postales, de transport et de livraison si nous devons vous envoyer quelque chose par courrier ;
• Les prestataires de services de paiement si nous recevons des paiements de votre part, ou inversement ;
• Les représentants et consultants externes ou toute autre partie impliquée dans le cadre de nos activités principales ou accessoires ;
• Les sous-traitants qui nous assistent sur le plan informatique dans l'exploitation de notre organisation, en vue d'une gestion numérique des données sûre et efficace au sein de notre organisation ;
• Les organes publics, les instances judiciaires et les praticiens de professions réglementées tels que les comptables et les avocats, en vue du respect de nos obligations légales et de la défense de nos intérêts, dans la mesure requise.

8. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle les données ont été collectées ou sont traitées. Étant donné que la durée pendant laquelle les données peuvent être conservées dépend des finalités pour lesquelles les données ont été collectées, la durée de conservation peut varier dans chaque situation. Parfois, une législation spécifique nous obligera à conserver les données pendant une certaine période. Nos durées de conservation sont toujours fondées sur des exigences légales et une mise en balance de vos droits et attentes avec ce qui est utile et nécessaire à la réalisation des finalités. À l'expiration de la durée de conservation, vos données sont effacées ou anonymisées.

9. Où conservons-nous vos données et comment sont-elles protégées ?

Nous prévoyons des mesures de sécurité appropriées sur le plan technique et organisationnel, afin d'éviter, dans le cadre de nos activités, la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la divulgation illicite à des tiers ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

En outre, nous veillons également à ce que les sous-traitants auxquels nous faisons appel prennent eux aussi des mesures de sécurité appropriées afin de limiter autant que possible les risques d'incidents.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de divers droits concernant les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l'un des droits suivants, veuillez contacter notre responsable RGPD via les coordonnées reprises sous le premier titre de la présente Politique de confidentialité.

11. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant, soit par e-mail à info@oscart.eu, soit par courrier à Politieke Gevangenenstraat 28, 8530 Harelbeke, en joignant une copie du recto de votre carte d'identité ou d'un autre document permettant de vous identifier. La copie ne sera utilisée que pour vous identifier conformément au RGPD.

12. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité. La version la plus récente est disponible à tout moment sur nos sites web. La date à laquelle la présente Politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois figure en haut. En cas de modification substantielle de la Politique de confidentialité, nous informerons, dans la mesure du possible, directement les personnes concernées sur lesquelles cela peut avoir un impact.